La dispense d'adhésion des salariés

Tout salarié est tenu d’adhérer à la mutuelle de son entreprise. Et l’application de cette obligation incombe à l’employeur. Dans certains cas cependant, le salarié peut demander à être dispensé de la mutuelle collective si sa situation correspond à l’un des cas de dispense prévus par la loi ou par l’acte instituant le régime de frais de santé (DUE, etc.). L'entreprise est responsable du respect de la procédure de dispense d’adhésion. Elle doit donc veiller à ce que sa mise en place se déroule dans les conditions expliquées ci-dessous et s’assurer ainsi d’être conforme vis-à-vis de l'URSSAF et du Droit du Travail. 

Qui peut être dispensé ?

Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) distingue deux catégories de dispense : les dispenses d’ordre public (ou de droit) et les dispenses facultatives (dites “simples”).

Les dispenses de droit

Les cas de dispense de droit sont applicables sans qu’il soit nécessaire de les formaliser au sein des accords collectifs (DUE, référendum, etc.). L’employeur ne peut pas s’opposer à ces demandes de dispense d’adhésion pour l'ensemble des cas suivants :

• Les salariés bénéficiant d’une couverture complémentaire dans le cadre de la Complémentaire santé solidaire (CSS), anciennement connue sous les noms de CMU-C et ACS. Cette dispense est valable uniquement jusqu’à la fin de leur éligibilité à cette couverture ou à cette aide.
• Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) ou en contrat de mission dont la couverture santé est inférieure à trois mois. Ils doivent cependant être protégés par un contrat conforme aux exigences des contrats responsables.
• Les salariés disposant déjà d’une assurance individuelle couvrant les frais de santé. Cette dispense s’applique uniquement jusqu’à l’échéance du contrat individuel. En cas de reconduction tacite du contrat, la dispense est valable jusqu’à la date de renouvellement automatique.

• Les salariés bénéficiant d’une couverture par un autre dispositif, y compris en tant qu’ayants droit, sous l’un des contrats suivants : 

  - Une mutuelle collective (salariés ayant plusieurs employeurs ou ayants droit couverts à titre). Attention, petit changement en 2024 ! Depuis le 19 avril 2024, un salarié peut être dispensé de la mutuelle d’entreprise s’il est déjà affilié à celle de son conjoint, même si l’affiliation des ayants droit est facultative. Un arrêt de la Cour de cassation a simplifié la procédure de demande de dispense en supprimant l’exigence de justificatif attestant le caractère obligatoire de la couverture.
  - Le régime local d’assurance maladie applicable dans le Haut-Rhin, le Bas-Rhin et la Moselle.
  - Un contrat d’assurance groupe régi par la loi Madelin.
  - Le régime complémentaire d’assurance maladie des industries électriques et gazières (CAMIEG).
  - Une mutuelle destinée aux agents de l’État et des collectivités territoriales, offrant un niveau de garanties au moins équivalent.

Les dispenses facultatives

Les dispenses « facultatives » ne peuvent être sollicitées par le salarié que si elles sont prévues par l’acte qui rend la mutuelle obligatoire au sein de votre entreprise (accord ou convention collective, DUE, référendum). Dans ce cas, l’employeur est tenu de les accepter.

Ainsi, si l’acte instituant votre mutuelle obligatoire le prévoit, l’un de vos salariés peut être dispensé d’affiliation s’il se trouve dans certaines situations :

• Les salariés et apprentis titulaires d’un CDD ou d’un contrat de mission d’une durée égale ou supérieure à 12 mois, à condition qu’ils soient couverts par ailleurs par un contrat respectant les critères des contrats responsables.
• Les salariés et apprentis en CDD ou en contrat de mission d’une durée inférieure à 12 mois, y compris s’ils ne disposent pas d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs.
• Les salariés à temps partiel et les apprentis dont l’adhésion au dispositif de garanties impliquerait une cotisation représentant au moins 10 % de leur rémunération brute.
• Les salariés déjà présents dans l'entreprise au moment de la mise en place de la couverture complémentaire santé par DUE.

Qui demande la dispense ? 

La dispense est toujours à l’initiative du salarié, pas de l’employeur. En clair, l'employeur a le devoir d'informer son salarié sur la complémentaire collective de l'entreprise, mais c’est au salarié de formuler, par écrit, la demande de dispense.

Il est donc impératif, qu’à la souscription du contrat, l’employeur remette, à chaque salarié, afin de lui permettre de choisir de s’affilier ou non, les documents suivants : 
•    l'acte fondateur du régime frais de santé (DUE, un accord d'entreprise, un referendum, etc.). 
•    le tableau des garanties ainsi que la notice d'information
•    le montant de sa cotisation (la part de la cotisation qui sera déduite de son salaire) 

Formulation de la demande de dispense d’adhésion 

La demande doit toujours être faite par écrit, soit au moment de l'embauche, soit lors de la souscription du contrat santé.

L’employeur doit faire remplir et signer au salarié une dispense d’adhésion (trouvez plus bas un modèle à télécharger). Il s’agit d’une attestation sur l’honneur, signée et datée par le salarié, qui doit comporter certaines mentions (la raison de la dispense, le nom de l’organisme, la mention attestant que le salarié a été informé des conséquences de son choix par l’employeur, etc.).

Renonciation à la dispense     

Le salarié peut renoncer à tout moment à sa dispense et décider de s’affilier au contrat de l’entreprise.

Risques d'une non conformité

La mutuelle pourrait être considérée comme un avantage en nature. À ce titre, l'employeur serait redevable des cotisations sociales (attention, il y a possibilité pour les URSSAF de revenir jusqu'à 5 ans en arrière...). De plus, il existe un risque prud'hommal : si le salarié n'a pas formalisé son refus, l'employeur court le risque qu'il se retourne un jour contre lui en cas de litige et lui réclame la prise en charge de ses dépenses de santé, ce qui peut lui coûter très cher.

Chez LML, la gestion des dispenses est un jeu d'enfant

• Nous simplifions la proposition de la mutuelle aux salariés en nous substituant à l'employeur s'il le souhaite et nous transmettons automatiquement les documents nécessaires au salarié.
• Par le biais de notre espace employeur en ligne, nous aidons à finaliser les affiliations des salariés (en quelques clics, vos gestions de dispense sont réalisées, afin d'être toujours en conformité avec les URSSAF et le droit du travail).