Mutuelle collective obligatoire, attention au devoir d'informer !
Depuis 2016, toutes les entreprises du secteur privé doivent fournir une mutuelle collective à leurs salariés et participer à son financement. Cette obligation est désormais entrée dans les moeurs, mais ce qui ne l'est pas encore toujours, c'est la façon dont elle doit être mise en place. Et la chose se complique quand certains employés la refusent (selon certains cas, ils en ont le droit. Pour en savoir plus, c'est ici). On vous explique ici une erreur commune, mais qui peut coûter très cher à l'entreprise, celle du non-respect du devoir d'information !
Une obligation pour l'employeur avec ses avantages
Tous les employeurs du secteur privé (entreprises et associations à but non lucratif), quelque soit la forme juridique (SARL, SAS, etc.), le chiffre d'affaires, le capital, le domaine d'activité ou l'effectif de la structure, sont concernés. Ils doivent proposer une complémentaire santé à l'ensemble de leurs salariés et la financer à hauteur de 50% minimum (cette prise en charge peut être supérieure si l'entreprise appartient à un secteur dont la convention collective ou l'accord de branche impose une participation plus importante). Le reste des cotisations est à la charge des salariés.
Bien sûr, l'employeur peut aussi décider, de son plein gré, d'offrir une participation plus importante que 50%. Il peut également étendre la couverture de ses salariés à leurs ayant droit (enfants, conjoint). Rappelons que la contribution patronale versée par l'employeur pour financer la mutuelle est déductible du bénéfice imposable de l'entreprise. Elle est aussi exonérée de charges sociales. Outre ces avantages financiers, la mutuelle obligatoire peut être, selon les garanties qu'elle propose, un atout social pour l'employeur qui permet à ce dernier de fidéliser ses employés.
Mais revenons à l'aspect budgétaire. Les cotisations patronales peuvent être exonérées de charges sociales si les complémentaires répondent à une double exigence :
- Elles sont solidaires et responsables.
- Elles sont collectives et obligatoires.
Jusqu'ici tout va bien. Mais il existe un petit paramètre qui est parfois oublié et qui peut avoir des conséquences graves pour l'entreprise. Le devoir d'information. L'employeur a l'obligation de remettre, à chaque salarié, une notice d'information détaillée, établie par l'assureur, qui informe des garanties prévues, des modalités d'application, ainsi que des formalités à accomplir en cas de sinistre.
Par ailleurs, en cas de modification du contrat, les salariés doivent être informés au minum trois mois avant leur entrée en vigueur.
Risques encourus pour non-respect du devoir d'information
En tant qu'employeur, vous devez pouvoir fournir une preuve que vous avez bien respecté ce devoir d'information (courriel, liste d'émargement, etc.). Une simple affiche dans vos locaux ne suffit pas ! Sachez aussi qu'en cas de dispense, l'employeur n'est en aucun cas délivré de son devoir d'information ! S'il ne le fait pas, il s'expose à des risques prud'homaux. Votre employé peut demander réparation et vous aurez, si le juge lui donne raison, à payer ses dépenses santé et à le dédommager des frais de justice (or les procédures sont longues et coûteuses) et éventuellement du préjudice moral subi. La facture peut être salée.
Par ailleurs, le manquement au devoir d'information peut vous amener un redressement de l'URSSAF. Votre contrat est requalifié comme un avantage en nature, remettant en cause votre droit de déduction des cotisations et votre droit d'exonération de charges. Vous serez alors contraint à réintégrer ces cotisations dans le bénéfice imposable de l'entreprise et à payer les charges qui peuvent être très lourdes !
Évitez les problèmes avec LML
Chez LML, nos contrats sont bien sûr conformes aux exigences légales, mais surtout nous nous assurons que nos adhérents employeurs sont en règle vis-à-vis de ce devoir d'information. Nous envoyons aux salariés, pour le compte de l'employeur, toutes les informations obligatoires. Il ne lui reste plus qu'à signer la liste d'émargement.
Nous sommes là pour aider nos adhérents à faire tout ce qu'il faut pour éviter un redressement de l'URSSAF. Les risques sont réduits à zéro, car nous veillons au grain. La réglementation change au niveau des DUE ? Nous vous le faisons savoir et nous vous fournissons même une nouvelle DUE conforme aux règles désormais en vigueur...
Nous mettons également à disposition de nos adhérents un Espace Employeur très utile pour éviter les faux pas. Vous pouvez notamment y archiver les dispenses d'adhésion de vos salariés et leurs justificatifs, pour être sûr d'être en règle au moment des contrôles. Nous sommes aussi disponibles pour répondre aux doutes de nos adhérents, car c'est l'avantage d'être une mutuelle à taille humaine. Nous connaissons nos souscripteurs, leur dossier et nous sommes là pour les aider et faciliter toutes leurs démarches santé !
